El DeCA es obligatorio desde el 5 de octubre: ¿qué cambia en el transporte de mercancías?

El DeCA es obligatorio desde el 5 de octubre: ¿qué cambia en el transporte de mercancías?

El 5 de octubre de 2026 entró en vigor un cambio importante para quienes trabajan en el transporte público de mercancías por carretera.

A partir de esa fecha, el documento de control que acompaña al transporte deberá ser necesariamente digital.

Es lo que conocemos como DeCA, Documento Electrónico de Control Administrativo.

Pero conviene aclarar algo desde el principio: no aparece un documento nuevo.

El documento de control ya existía y los datos que debe recoger siguen siendo, básicamente, los que los profesionales del transporte conocen. Lo que cambia ahora es la forma en la que debe generarse, conservarse y presentarse.

Adiós al documento de control creado únicamente en papel

Hasta ahora era habitual llevar el documento de control en papel.

Desde el 5 de octubre, el documento deberá haberse generado electrónicamente antes de comenzar el servicio.

No será suficiente con rellenar el documento en papel y después hacerle una fotografía o escanearlo.

La normativa establece expresamente que el fichero debe generarse de forma nativa digital a partir de los datos introducidos en la aplicación utilizada para gestionarlo.

El resultado será un documento en formato PDF, con un tamaño máximo de 5 MB.

¿Qué información tiene que aparecer?

El cambio al formato electrónico no modifica los datos esenciales que ya debía contener el documento de control.

Entre ellos deben figurar:

• Los datos del cargador contractual.
• Los datos del transportista efectivo.
• El origen y el destino del transporte.
• La naturaleza y el peso de la mercancía.
• La fecha de realización del transporte.
• La matrícula del vehículo y, cuando corresponda, la del remolque o semirremolque.
• Las observaciones o reservas que procedan.
• La autorización especial de circulación cuando resulte necesaria.

Por tanto, cambia principalmente el soporte, no la finalidad del documento.

El código QR pasa a tener un papel fundamental

Una de las principales novedades será el código QR.

Cada DeCA deberá incorporar dentro del propio PDF un QR asociado a una dirección web única para ese documento.

Esa dirección permitirá acceder directamente al PDF almacenado electrónicamente para que, por ejemplo, pueda ser consultado durante una inspección en carretera.

La dirección deberá ser segura —comenzará por https://— y tendrá que permitir la descarga directa del documento.

No servirá, por ejemplo, una dirección que obligue al agente a introducir un usuario y contraseña, iniciar sesión o ir pulsando distintos botones hasta localizar el archivo.

¿Tiene que llevarlo el conductor?

Sí.

Antes de comenzar el servicio, el conductor deberá disponer de una copia del DeCA para llevarla a bordo del vehículo.

Puede hacerlo de dos maneras:

• En formato electrónico, mostrándolo desde un dispositivo móvil.
• En una copia impresa en papel.

Esto puede resultar inicialmente confuso: aunque el DeCA tiene que haberse generado electrónicamente, la normativa permite que el conductor lleve una copia impresa.

La diferencia es importante.

Esa hoja de papel no es el documento original creado manualmente, sino una copia del documento electrónico previamente generado.

Además, tanto la copia electrónica como la impresa deberán contener el correspondiente código QR.

Incluso se permite que el conductor disponga únicamente de ese código QR para presentarlo cuando se lo requieran los servicios de inspección o los agentes encargados de la vigilancia del transporte.

¿Y si cambian los datos durante el viaje?

También está previsto.

Puede ocurrir, por ejemplo, que durante el servicio sea necesario modificar alguno de los datos que aparecen en el documento.

En ese caso no bastará con coger un bolígrafo y escribir la modificación en la copia que lleva el conductor.

La normativa contempla dos posibilidades: modificar correctamente el fichero electrónico existente o generar un nuevo PDF.

En cualquiera de los dos casos debe quedar constancia del cambio y el documento actualizado tendrá que llegar también al conductor.

Habrá que conservarlo

Otra cuestión que no debemos olvidar es la conservación de los documentos.

En el transporte de mercancías, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deberán garantizar la conservación o disponibilidad de los ficheros electrónicos durante al menos un año.

Por tanto, la digitalización no consiste simplemente en generar un PDF para ese viaje y olvidarnos de él.

Las empresas tendrán que disponer de un sistema que permita generar, almacenar y recuperar correctamente esos documentos.

¿A qué transportes afecta?

El DeCA se refiere al transporte público de mercancías por carretera sometido a esta obligación administrativa.

La propia normativa también aclara que las operaciones de cabotaje realizadas en España están incluidas.

Por el contrario, los transportes internacionales que transcurran parcialmente por territorio español quedan fuera de esta obligación concreta cuando utilicen los documentos de control establecidos en los convenios internacionales correspondientes.

Entonces, ¿qué cambió realmente el 5 de octubre?

Podemos resumirlo de una forma sencilla:

El documento de control no desaparece y tampoco nace uno completamente diferente. Se digitaliza.

Desde el 5 de octubre deberá generarse electrónicamente antes de iniciar el transporte, cumplir determinados requisitos técnicos y estar disponible mediante un sistema que permita su consulta durante una inspección.

Para los conductores, una de las cuestiones más importantes será comprobar antes de salir que disponen del documento o, al menos, de su correspondiente código QR.

Y para las empresas de transporte y cargadores, el cambio obliga a revisar cómo están generando y conservando actualmente sus documentos de control.

En Autoescuelas El Pilar de Salamanca creemos que la formación de un conductor profesional no termina cuando obtiene un permiso o supera el CAP. La normativa del transporte cambia y estar al día forma parte también de su trabajo diario.

Por eso seguiremos intentando explicar estas novedades de la forma más sencilla posible, especialmente aquellas que afectan directamente al día a día en la carretera.